خدمة التقنية القانونية، وكيف تساعد في تسيير أعمال شركات ومكاتب المحاماة؟
لا شك أن التقنية القانونية هي إحدى مجالات التقنية التي أصبحت ركيزة أساسية نعتمد عليها في أكثر تفاصيل حياتنا اليومية، فلا غنى اليوم عن استخدام التقنيات الحديثة التي يمكن من خلالها إنجاز المهام بشكل أكثر سهولة وسرعة، فما هو مفهوم التقنية القانونية، وكيف تساعد في تسيير أعمال شركات ومكاتب المحاماة؟
تستثمر الشركات على اختلاف أنواعها وأنشطتها في التقنيات الحديثة وتستخدمها بشكل أساسي في أتمتة أعمالها، وكذلك الشركات القانونية التي توظف الذكاء الاصطناعي في مختلف مجالات عملها، الأمر الذي يمكّنها من اكتساب المزيد من العملاء، وتقديم الخدمة القانونية بشكل أكثر كفاءةً واحترافية.
مفهوم التقنية القانونية legal technology
يمكن تحديد مفهوم التقنية القانونية بأنها مجموعة من التقنيات الحديثة التي يحتاج إليها العاملون في مجال المحاماة لتوظيفها في منشآتهم القانونية، بهدف تبسيط العمليات الإدارية ومساعدتهم على تقديم أفضل الخدمات القانونية بكفاءة واحترافية وتمكين العملاء والموكلين من تحقيق العدالة.
جدير بالذكر أن مصطلح “التقنية القانونية” legal technology يشير عادةً إلى البرامج وليس إلى الأجهزة التقليدية مثل أجهزة الكمبيوتر أو الطابعات لأنها ليست خاصة بالصناعة القانونية.
وفي كثير من الأحيان تحتاج هذه البرمجيات إلى متخصص في التكنولوجيا القانونية أو تقني قانوني يساعد الشركات التي تعمل في مجال المحاماة -خاصةً الكبيرة منها- على تقديم خدماتها باستخدام التكنولوجيا.
وليس بالضرورة أن يكون هؤلاء الأشخاص متخصصين في القانون، ولكن ما يهم أنهم يحترفون مساعدة الشركات القانونية على تقديم خدماتها وحل المشكلات بالتكنولوجيا.
من هم الأشخاص الذين يمكنهم استخدام برامج التقنية القانونية؟
يمكن لجميع الأشخاص العاملين في مجال القانون والمحاماة استخدام برامج التقنية القانونية مثل: المحامون، مديرو المشاريع القانونية، وبمعنى آخر، تفيد التكنولوجيا القانونية كل من يشارك في النظام القانوني من المحامين إلى القضاة وحتى العملاء.
تعد التكنولوجيا القانونية جزءًا مهمًّا وحيويًّا بالنسبة للمحامين لممارسة عملهم بكفاءة أكبر، وبدونها تصعبُ عمليات تخزين المستندات والوصول إليها من أي مكان، فعلى سبيل المثال قد يحتاج المحامي إلى العودة إلى مكتبه مرة أخرى في حال اكتشافه أنه نسي ملفًا مهمًّا للقضية بعد وصوله إلى المحكمة، وهذا قد يتسبب في عواقب وخيمة ولك أن تتخيل الكثير من المواقف غير المرغوب فيها التي قد تحدث بدون استخدام التقنيات الحديثة في هذا المجال.
أما بالنسبة للقضاة، فيمكنهم الاستعانة بعقد المؤتمرات الافتراضية كوسيلة فعالة لهم لعقد المحاكم، الأمر الذي ساعد على إزالة العوائق التي تحول دون توفر الخبراء من المحققين وكذلك المدعين والشهود للمثول أمام المحاكم.
ومن جانب العميل، سهلت التقنية القانونية عمليات العثور على محامي مناسب والتعاقد معه وذلك من خلال ما توفره أدلة المحامين من معلومات عن تخصص المحامي ومجالات ممارسته، فضلًا عن توفير طرق أفضل وأسرع لتحقيق العدالة، وتوفير طرق متنوعة وأكثر سهولة للدفع عبر الإنترنت.
خلاصة الأمر، أن التقنية القانونية مهمة لجميع الأطراف حيث تساعدهم على جعل العملية القانونية أكثر سهولةً وكفاءة.
مجالات استخدام التقنية القانونية
يقوم المحامون في المكاتب والشركات القانونية باستخدام التقنية القانونية legal technology في الكثير من المهام المنوطة بهم ومنها على سبيل المثال:
- تسهيل العثور على الملفات وحفظها وتخزينها.
- تحليل ملايين الوثائق والمستندات.
- إدارة المستندات والعقود.
- حفظ وتخزين بيانات العمل والموظفين والموكلين وسهولة العثور عليها.
- إدارة البريد الإلكتروني والرسائل النصية في موقع مركزي. مما يؤدي إلى سهولة تتبع الرسائل الواردة، وتوفير طريقة سهلة للردِّ بسرعة.
- الإدارة القانونية داخل الشركات.
- تنظيم الحسابات من خلال تتبع الفواتير لسهولة سداد المدفوعات، وأتمتة تسليم الفاتورة.
- سهولة مراجعة كل ما يتعلق بالقضايا والاطلاع على آخر ما توصلت إليه من خلال تحديثها.
- الوصول السريع إلى المستندات القانونية الهامة، ومشاركتها بشكل آمن مع الأطراف الأخرى المعنية.
- سهولة إرسال التقارير واستقبال المهام والإخطَارات.
- تقديم الخدمات القانونية البديلة بأقل تكلفة مع الكثير من الخبرة.
- القدرة على توقيع المستندات بالتوقيعات الإلكترونية بدلا من الحاجة إلى طباعة وتوقيع كل شيء يدويًا.
يمكن أيضًا برمجة التطبيقات (API) لتمكين البرنامج من الوصول إلى البيانات أو التطبيقات الأخرى لإنشاء اتصال بينهما بدلاً من النقل اليدوي للمعلومات، مثل ربط الفوترة الإلكترونية مع نظام AP / ERP المالي الذي يمكّن الجهة القانونية والمالية من رؤية البيانات وإلغاء فكرة النقل اليدوي للمعلومات بينهما، ودمج الذكاء الاصطناعي في التقنية القانونية عن طريق أتمتة بعض الإجراءات وتحويل العمليات اليدوية إلى إلكترونية.
ما هو دور التقنيات الحديثة في قطاع القانون؟
تلعب التقنيات الحديثة دورًا حيويًّا في الصناعة القانونية، حيث ساهمت بشكل كبير في زيادة كفاءة المكاتب والشركات القانونية، وتحقيق أكبر قدر من الشفافية بينها وبين عملائها وموكليها، حيث صار بإمكان العميل معرفة ما يتعين عليه دفعه من رسوم في مقابل الخدمة التي يرغب في الحصول عليها، مع إمكانية تتبع التقدم اليومي للمحامي في قضيته، فلا شك إذًا في أن التكنولوجيا القانونية مفيدة للغاية لأي شركة محاماة إذا تم استخدامها بشكل صحيح.
تساعد التكنولوجيا القانونية على تنفيذ كافة المهام القانونية بشكل تلقائي، الأمر الذي يساهم في تحسين الأداء وتوفير الكثير من الوقت والجهد للمحامين للتركيزِ على المهام الأخرى، إضافةً إلى تمكينهم من سهولة البحث في الموارد القانونية والرجوع إليها أثناء العمل بدلًا من الموارد المطبوعة، وهذا يساعد على بقاء المحامين على اطلاع دائم بكل تغيير يحدث في الأنظمة والقوانين حتى عندما لا يكونوا في مكاتبهم.
يمكن استخدام حلول التقنية القانونية في تحسين عمليات الإدارة من قبيل تخزين الملفات والوثائق والمستندات ومعالجتها وإبلاغ المحامين بجداولهِم اليومية والمهام المنوطة بهم، ولا ينبغي أن نغفل أهمية هذه التقنية في التقليل من الأخطاء الناجمة عن التجاهل أو سوء الفهم أو النسيان مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى تغيير جذري في القضايا والأحكام وهو أمر شديد الخطورة.
تحقق برامج التقنية القانونية أعلى مستويات الشفافية والمصداقية، حيث يمكن للعملاء التعرف على أفضل المحامين والتواصل مع كبار المتخصصين في القانون بشكل مستمر، دون الحاجة إلى الخروج من المنزل، والتعرف على متطلباتهم القانونية الأساسية والتعاقد مع أفضل مكاتب المحاماة التي تقدم لهم العديد من المزايا وما إلى ذلك.
من المهم جدًّا الحفاظ على رضا العملاء، وفي هذه الحالة يمكن لـ التكنولوجيا القانونية- legal technology تحسين تجربة العملاء من خلال تقديم خدمات متخصصة والتعرف على متطلبات العميل بشكل أفضل والبقاء على تواصل دائم معه.
إجراء الاجتماعات عن بعد، وتعزيز مفهوم تفاعل المحامين مع العملاء، فهناك الكثير من العملاء الذين يفضلون الاجتماعات الافتراضية على الاجتماعات الشخصية.
تساعد هذه التقنيات على تحقيق الاستجابة الأسرع للعملاء المحتملين وإيجاد انطباع أولي جيد لديهم، الأمر الذي يؤدي إلى كسب عملاء حقيقيين فيما بعد.
توفير طرق بديلة وأكثر سهولة للدفع عبر الإنترنت، وتقديم مجموعة من خيارات الفوترة للعملاء، الأمر الذي يزيد من قدرتهم على تحمل تكاليف الخدمات القانونية.
ولا ننسى أيضًا أهم المزايا في هذا المجال وهي زيادة التعاون بين المحامين عبر استخدام برامج وأدوات تسهل عليهم العمل معا في صياغة مذكرات أو اتفاقيات أو مناقشة بعض الجوانب الهامة في القضايا دون أن يتطلب الأمر أن يكونوا بجانب بعضهم البعض، وهذا يذكرنا أيضًا بإمكانية العمل في بعض الشركات القانونية عن بُعد.
بعض التحديات التي قد تواجهها في استخدام التقنية القانونية وكيفية تجاوزها
ينبغي التنبيه من وجود بعض التحديات التي تواجه العاملين في مجال القانون، وهي تحديات يمكن تجاوزها إن تم التعرف عليها والتعامل معها بشكل صحيح، ومن أهمها:
- عدم الدراية الكافية بالتقنيات التي يجب استخدامها وكيف يتم الحصول على أفضل النتائج منها.
- الخوف من تنامي اعتماد المجال القانوني على التقنيات الحديثة الأمر الذي يزيد من معدلات البطالة في هذا المجال.
- مواجهة مشاكل تنظيمية من قبيل استخدام التكنولوجيا والبرمجيات الحديثة في أداء المهام اليومية بشكل أفضل.
- الخوف من النفقات المرتبطة بالحصول على البرمجيات القانونية ونفقات تطويرها.
في المقابل، توفر حلول التكنولوجيا القانونية التي تصممها الشركات المتخصصة ذات السمعة الطيبة مزايا كثيرة من بينها تحقيق عملية التواصل بسهولة وسرعة أكبر، وتبسيط عمليات الإدارة وسهولة الوصول إلى التحليلات والعثور على الموارد القانونية وتوفير حلول متنوعة للدفع الإلكتروني وتخزين المستندات عبر الإنترنت وما إلى ذلك، هذا إذا تم التعرف على طبيعة البرنامج الذي يتم اختياره ومدى مناسبته لأعمال الشركة القانونية أو مكتب المحاماة وتوظيفه بشكل جيد يلبي متطلبات وأهداف العمل مع مراعاة مناسبة تكلفته.
أهم أنواع البرامج التقنية القانونية التي تستخدمها المكاتب أو الشركات القانونية
تأتي برامج التقنية القانونية في جميع الأشكال والأحجام، وما يصلح لمكتب أو شركة قانونية لا يصلح مع مكتب آخر، فهناك من البرامج ما يؤدي مهمة واحدة ومنها ما يؤدي أكثر من مهمة، وإذا كان هناك برنامج أو أداة لا تناسبك فمن المؤكد أن هناك برامج أخرى تلبي احتياجات شركتك.
هناك الكثير من أنواع البرامج التقنية القانونية التي يمكن لمكاتب المحاماة والشركات القانونية استخدامها وفقا لمتطلباتها وما تقدمه لعملائها أو موكليها من خدمات قانونية، منها على سبيل المثال:
- برنامج الإدارة القانونية.
- برنامج الفواتير والتتبع.
- برنامج إدارة الوثائق والأتمتة.
- برنامج الدفع عبر الإنترنت.
وبغض النظر عن حجم مكتب المحاماة أو شركتك القانونية، يمكنك اختيار أنظمة التكنولوجيا القانونية المناسبة والتي تحل الكثير من المشكلات وتواكب احتياجات العملاء وتساعد على إنجاز المهام مع تحقيق الجودة وتوفير الكثير من الوقت والجهد مما يحقق ميزة تنافسية حقيقية ومستدامة لشركتك.
يتبنى المحترفون القانونيون استخدام التكنولوجيا القانونية في مختلف مهامهم وعملياتهم ويعرفون كيف يوظفونها من أجل تحقيق أقصى استفادة ممكنة لهم ولموظّفيهم وعملائهم.
لم تعد التقنية القانونية أمرًا اختياريًّا، يمكن لأي مكتب أو شركة محاماة أن تحقق نتائج مذهلة من خلال تبني الابتكار في المجال القانوني وتحسين تجربة العملاء، وذلك من خلال استخدامها بشكل صحيح في دعم إدارة الممارسات اليومية، والتعامل مع المسائل القانونية المعقدة وتمكين العمل السريع.
بصفة عامة تغير التكنولوجيا القانونية طريقة عمل المحامين بشكل كامل في القضايا والمهام اليومية، من خلال استخدام أحدث جيل من البرامج الذكية التي تلبي جميع احتياجات مكاتب وشركات المحاماة في نظام أساسي واحد، الأمر الذي يوفر الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، ويزيد من سرعة التسليم ويعزز الجودة ويحسن التواصل مع العملاء.
على صعيد آخر، فإن دمج التقنية القانونية legal technology في مجال المحاماة يمنح المسؤولين والإداريين فرصًا أكبر للإدارة والمراقبة، حيث يمكنهم متابعة العمل من خلال لوحات تحكم خاصة تظهر لهم حجم المهام المعلقة والتي تم إنجازها، والحسابات غير المدفوعة وما إلى ذلك مما يجعلهم قادرين على تحديد المشكلات حال وجودها والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها بسرعة.
لا تعليق